【初めての事務職】初めてのオフィス環境で気をつけること

【初めての事務職】初めてのオフィス環境で気をつけること

初めての事務職を目指すのはどんな人?

「いままで事務職をやったことがないけど、今後も長く働くにあたって事務職を目指したい。最初は仕事が決まりやすい派遣で働いて、数年経験を積んだら正社員を目指したい」というスタッフさんに頻繁にお会いします。

具体的には次のような方々です。

  • 販売などの接客業
  • 美容師
  • 介護士
  • 保育士 etc

いずれの仕事も立ち仕事で、ExcelやWordなどのOAを使う機会が極端に少ないのが特徴です。

事務職でOAを使った経験がないという致命的なハンディはありつつも、その接客や応対の経験値からコミュニケーション能力が最大の武器ということになります。

新卒でオフィスワーカーとして企業に就職すると、名刺の受け渡しなどの社会人としてのマナー教育から始まり、OAスキルは自ら習得しておくのが礼儀にしても、ExcelやWord、メールの使い方などオフィスでのIT活用の基礎である「ITリテラシー」についてはOJT(On the Job Training)や実務の中で否が応でも覚えていくものです。

「仕事を教えるのは当たり前」「多少失敗しても仕方ない」という、かなり優遇された立場である新卒社員。

人材派遣に限らず、数年でも社会経験をした人間が「事務は初めてなので、一から十まで教えてください」なんてことが許される職場は多くありません。

そこで今回のシリーズでは、派遣会社営業マンの視点から見た、「事務未経験」の方が、初めての事務職で注意すべき点や失敗しがちな事例、初めての事務職を目指して転職活動を始めたり、実際に仕事がスタートする前に準備しておくこと、心構えについてお話しします。

初めてのオフィス環境で気をつけること

初めて事務職につく方がまず最初に戸惑うのはオフィス環境のようです。

接客販売の仕事では自分専用の席やパソコンがないなど当たり前、バックヤードに座る場所さえなく、立ってお昼ご飯を食べるなんて話もよく聞きます。

そんな職場経験をした方が初めてオフィスに足を踏み入れると戸惑いは大きいようです。

●オフィスへの入退室に使われる入館証が貸与されるが、その取り扱いはとても慎重に行うべきとの認識が薄い

【派遣業界裏事情】派遣スタッフが入館証を紛失した!!その対応策は?の記事でもご紹介した通り、最近のオフィスは情報セキュリティーの強化、具体的には情報漏洩の防止という観点から、オフィスへの全ての出入り口には入退室システムが設置され、非接触型の入館証や指紋認証・網膜認証などで決められた人しかオフィスに入退室ができないように高度に管理をされています。

これは実際にセキュリティーインシデント(アクシデントは偶然の事故、インシデントは人為的な事故)を防ぐだけでなく、インシデントが発生した際に、企業として未然にできうる限りのセキュリティ対策をしていたという実績にもなり、インシデントが起こらなければ手間ばかりかかる無用の長物でありながら、非常に重要な仕組みと位置付けられているのです。

接客販売のお仕事ではバックヤードと言われる事務所部分はほぼ倉庫がわりであることも多く、セキュリティーを注意すべき場所というよりは、「お客様にお見せできるような場所ではない」といった程度の認識であることも多く、どうしても情報セキュリティーに対する意識が醸成されずらいようです。

●オフィス内に持ち込みを禁止されている携帯電話を持ち込んでしまう

これもオフィスでの就業経験が少ない人にありがちな行動です。

最近のスマートフォンなどの電子デバイスは「ギガ」単位のデータを保存できるものがほとんどです。

またデバイスについているカメラもどんどん解像度が上がり、機密書類をかなり明瞭に撮影することが可能です。

情報セキュリティーの観点から、このような超高性能の電子デバイスを職場内に持ち込むことはご法度で、多くの職場が「スマートフォンなどの電子デバイスの持ち込み禁止」となっています。

私の担当する派遣先では、社員が業務上の必要から持ち込まなければならない会社貸与の携帯電話はあえてカメラが破壊されているくらいです。

そのような背景のオフィスに、深く考えもせずにスマートフォンを持ち込むこと自体がセキュリティーインシデントとなり、場合によっては就業の継続が難しくなるなど、厳しい対応をとらざる得ないこともあるのです。

●休憩が1時間しっかりとれて、リフレッシュルームなど休憩設備も整っている

事務職未経験の方にとって、良い意味での戸惑いは職場環境(環境設備面)の充実でしょう。

最近の大手企業の職場環境の良さといったら、色々な企業を訪問する営業マンの私も驚くほどです。

GAFA(Google、Apple、Facebook、Amazon)に代表される先進的な企業群は、給与だけでなく、クリエイティブに働く環境を武器に優秀な人材を大手企業から引き抜きまくっていますが、主にその草刈り場となるIT、SI、通信、コンサル業界などは優秀な人材を引き抜かれまいと、また優秀な人材が集まる企業であろうと、職場環境の充実に力を入れています。

近代的な新しいビルに入居をしていることはもちろん、職場のいたるところにリフレッシュルームがあり、そのデザインもカフェ風であったり、ファミレス風であったりと様々です。

場所だけでなく、お茶やコーヒーが無料であったり、冷蔵庫があったり、温めの早い業務用の電子レンジが置いてあったりと利便性も高いのです。

また、接客販売の現場では「お客様もいらっしゃるし、そうもいっていられない」ということで、なかなか1時間きっかりの休憩を取れないと聞きます。

しかし大手企業のオフィスでは、1時間のお昼休憩はもちろん、業務の合間合間に都度休憩を取ることは、むしろ推奨されています。

引き続き、初めて事務職を目指す方向けに、OAスキルの学びと実践の違い、失敗しやすい実例についてシリーズでご紹介していきます。

初めての事務職~学ぶExcelと実践のExcelの違い、失敗しやすい実例

初めての事務職~個人情報の漏洩に注意、ビジネスメールで失敗しやすい実例

初めての事務職~共有フォルダ・PDF・ファックスを使う指示を受けたらどうする?

初めての事務職~事務未経験者にはどんな強みを期待される?事前に学びや準備をすることは?

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コメント

  1. 有明月 より:

    コメントする箇所あったんですねΣ( ´・ω・`)
    立ち仕事からデスクワークだと確かに戸惑いますよね。
    大手企業のカフェブースとかなれないと、いつ使っていいのかわからないですし;( ; -᷄ ω-᷅);

  2. foo より:

    いつもTwitterのいいねや、コメントありがとうございます。最近、私の担当の派遣先はカフェみたいなブッフェ形式の食堂(と読んでいいか迷うくらいオシャレ)ができて、スタッフさんに誘ってもらい食べにいきました。都心で500円くらいで食べ放題ですから、あれはお得ですね。また忍び込みたいと思ってます。