【初めての事務職】学ぶExcelと実践のExcelの違い、失敗しやすい実例

【初めての事務職】学ぶExcelと実践のExcelの違い、失敗しやすい実例

初めての事務職〜初めてのオフィス環境で気をつけることの記事では初めて事務職についた方が、情報セキュリティーなど、初めてのオフィス環境で注意すべき点、戸惑う場面についてご紹介をしました。

私は10数年の間、人材派遣業界に身を置いていますが、「派遣スタッフとして初めての事務職」というスタッフさんは結構多く、その皆さんが直面した課題点、問題点について具体例をご紹介していきます。

実践的なOAスキルとは?

事務職が未経験の方は、「事務職といえば、まずはExcel・Wordを学ばなければ」と考えるようです。

それは全く間違いではありませんが、テキストやスクールで学ぶOAスキルとオフィスでのOAスキルは意外と違うのです。

学ぶExcelと実践のExcelの違い、失敗しやすい実例

●「Excelで表を作って」と言われて、何も考えずに表を作ってしまう

Excelの操作として表が作れればいいというものではありませんし、ただ言われた通りに表を作れば良いというものでもありません。

「表を作って欲しい」と指示をするからには、必ずその表を見る人、使う人がいるのです。

縦軸、横軸にそれぞれ項目があるのが一般的な表ですが、

  • その表を見る人たちが、どの項目に注目するのか?
  • その注目する項目に関連の強い項目はなんなのか?
  • そもそもその項目は表を見る人にとってどういった意味があるのか?

表を作るにあたり、考えてみれば当たり前のポイントを押さえているか否かで、出来上がる表のクオリティーはだいぶ変わってきます。

●印刷設定をしないで提出してしまう

これも表を見る人、使う人の立場に立って仕事をできているかが問われるポイントです。

ペーパーレスの世の中ではありますが、やはりプリントしたほうが一覧性が高いですし、会議などに持ち込む際にはプリントをするものです。

そのようなときに送られてきたExcelの表の印刷設定がされておらず、プリントして表が4つにも8つにも分割されて出てきたら・・・

人同士の対話にも気遣いがあるように、仕事のアウトプットである表にも気遣いがあってしかるべきです。

●Excelファイルにパスワードをかけてしまう

Excelファイルにパスワードをかけることすべてが悪いわけではありません。

例えばExcelで表を作成し、そのファイルをお客様にメールするように上司に指示されたとします。

情報セキュリティーの意識の高いあなたはExcelファイルにパスワードをかけ、メールに添付し、お客様に送信します。

追って、Excelファイルにかけたパスワードのみを記載したメールをお客様に送信するわけです。

ここまでの作業でなにか問題がありましたか?

送られたお客様の立場になって考えてみましょう。

お客様は別途届いたメールに記載されたパスワードを見て、Excelファイルを開きます。

内容を確認して、作業完了。ここまでも問題ありません。

ただ、数日後にお客様がまたこのExcelファイルを開こうとしたときにどうでしょうか?

お客様がExcelファイルのパスワードを覚えているとは到底思えません。

過去のメールを遡ってあなたが送ったパスワードのメールを探す・・・見つからなくてあなたに問い合わせてくるかもしれません。

こんなケースではExcelの機能でパスワードをかけず、圧縮ソフトの機能でパスワードをかけるのが良いでしょう。

圧縮ソフトでExcelファイルを圧縮すると同時にパスワードをかければ、メールに添付するファイルは軽くなり、解凍するときにパスワードを入れれば、お客様のパソコンのデスクトップに残ったファイルはパスワードがかかっていませんから、数日後にまた同じ操作をしてもわざわざパスワードを探す必要がありません。

●2枚目のシートの存在を忘れてお客様に送信してしまう

最近はお客様にファイルを送るときは、内容を勝手に修正できないようPDFにしてから送ることが多くなりましたが、それでも「Excelファイルのデータをそのまま使いたい」など様々な理由でExcelファイルのままお送りすることもままあります。

あなたが上司から「データ集計の結果資料をExcelファイルのままお客様にメールで送っておいてほしい」と指示を受けたときに、果たして2枚目以降のシートまでチェックしているでしょうか?

もしかしたら、1枚目のシートは集計表で、2枚目以降に自分の会社の原価にあたる情報が含まれているかもしれません。

そのまま送ってしまうと、会社の原価情報がお客様に伝わってしまうだけでなく、「そんな不注意をする会社とは、危なっかしくて取引をしたくない」と、そっぽを向かれてしまうかもしれません。

●他の人が修正しづらい計算式を入れてしまう

初めての事務職を始める前にExcelやWordなどのOAスキルをスクールやテキストなどで学んでおくこと大変良いことなのですが、実務経験もなく、覚えたての関数を多用して計算式を組んだり、ネットで見かけた自分が理解していない関数を使った計算式をコピペで使ったりといったことは、計算ミスにつながったり、他の人が計算式を修正し辛かったりと、様々なトラブルのもとになります。

できるだけシンプルな計算式を作ることがスキルですし、マナーでもあるのです。

●【重要】【最終】2019年売上ver2 といった、重要なのか最終なのかわからないファイル名

事務未経験者に限らずありがちな、同じファイルなのに、色々な人が更新をするたびに頭に【重要】だの【最新】だの文言が加わり、結局どれが最新のファイルなのかわからないといったパターンです。

この場合は、事前に「更新者+更新日+更新時+ファイル名」といった社内ルールがあると間違いがありません。

引き続き、初めて事務職を目指す方向けに、OAスキルの学びと実践の違い、失敗しやすい実例についてシリーズでご紹介していきます。

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