【初めての事務職】個人情報の漏洩に注意、ビジネスメールで失敗しやすい実例

【初めての事務職】個人情報の漏洩に注意、ビジネスメールで失敗しやすい実例

初めての事務職~初めてのオフィス環境で気をつけること

初めての事務職〜学ぶExcelと実践のExcelの違い、失敗しやすい実例

2つの記事では、初めて事務職についた方が情報セキュリティーなど初めてのオフィス環境で戸惑う場面や、スクールやテキストなどで学ぶOAスキルと、実際の職場で使う実践的なOAスキルの違いによる失敗例などをご紹介をしました。

前回はExcelスキルの学習と実際の違いにふれましたが、今回はメーラーについて実例をご紹介していきます。

メールは、「誤送信」という意味で個人情報漏洩事故の温床になっており、事務経験の長い短いを問わず、とても気をつけて作業をしなければならない業務です。

初めての事務職~個人情報の漏洩に注意、ビジネスメールで失敗しやすい実例

電子メールを送るソフトをメーラーと呼びます。

オフィスで使う代表的なメーラーといえばOutlookですね。

●メールの宛先であるTO,CC,BCCの意味合いを理解していない

派遣会社の営業マンとして20代の若いスタッフさんと話していると、彼女たちが全くメールを使わないことに驚きます。

仕事でメールを使ったことがないというだけでなく、プライベートでもほぼメールを使わないのです。

考えてみれば、私もプライベートではLINEやTwitterのダイレクトメールくらいで、メールでやりとりしている人は限られています。

そのような背景もあり、メールのTo,CC,BCCの使い分けなど望むべくもありません。

TO

メール本文を伝えたい相手

CC(カーボンコピー)

メール本文を直接的に伝えたい相手ではないが、TOに入れた宛先の人々に、メール本文のような事柄を伝えたよという報告をしたい相手

BCC(ブラインドカーボンコピー)

メール本文を直接的に伝えたい相手ではないが、TOやCCに入れた人々に知られずに、メール本文のような事柄を伝えたよという報告をしたい相手

逆に言えば、あなたからのメールを受け取った側は、自分のアドレスががTO,CC,BCCのどこに入っているかで、そのメール本文に書いてある内容に対する対応の優先順位を決めます。

つまり、あなたが何の気なしにTOに入れた相手が、

「なんで、この内容で私がTOに入っているんだろう?私はこの件に直接絡んでいないのに、あの人は私に何を期待しているんだろう?」

とか、

「私のアドレスはCCに入っていたから、TOに入っている人に対応してほしいと思っていると判断して、私は何もしなかったんだ」

なんていう混乱が起きるのです。

●Aという用件のメールに、突然Bという別の用件を入れる

一人の相手と複数の用件でメールのやり取りをすることはよくあることです。

そのような場合、Aという用件のメールに、突然Bという別の用件の文面を入れるのはマナー違反です。

まずは別の用件が文中に紛れ込むと見落としが起こりがちであるということ。

また、大抵のビジネスメールには誰かしらがCC入っています。

CCに入っている人からすると、突然文面に自分と関係のない用件は入るようになると、「なんで私に関係ないメールを送ってくるのだろう?」と、あなたに対して疑心暗鬼になるとともに、その後のメールを読み飛ばすようになります。

あなたがまた思い出したように元々の用件を文中に入れ出したら、必ず見落とされると思いませんか?

●件名がわかりずらい、有効活用していない

メールの件名はとても重要です。

あなたのメーラーの設定は、大量に送られてくるメールの件名と本文1行目辺りが一通のメールとしてメーラー上で表示されるようになっていませんか?

つまり、メーラーを開いたときに、あなたはメールを開ける優先順位をメールの件名で感覚的に定めているんです。

そんな大事なメールの件名、次のような件名のメールを優先して開きますか?

  1. ●●(個人名)です
  2. 先日はありがとうございました
  3. 今後ともよろしくお願いします
  4. 会議の件
  5. 資料の件

1〜3の件名のメールは、おそらく誰かと打ち合わせをし、その相手からのお礼のメールといったところでしょうか?

単に「お会い頂いたお礼」という内容だけであれば、この件名でも問題ありません。

が、文中に次回打ち合わせ日程を打診するような内容を含めるのであれば、次のような件名の方が宛先の相手に優先してメールを開いてもらえるかもしれません。

「ご訪問の御礼と次回お打ち合わせ日程について」

4〜5の件名のメールはどうでしょうか?

特に問題ないようにも感じますが、相手が忙しい方であればあるほど、同じようなメールが届いていると思いませんか?

また、そういった忙しい方ほどキーマンであることが多く、あなたはいち早くメールを開いてほしいと思いませんか?

例えば次のような件名はどうでしょう?

「3/7((木)の会議の下打ち合わせの日程調整の件」

「3/8(金)のA社プレゼンで使用する資料の会場での配布部数についてお問い合わせ」

メールの件名に期限と用件が凝縮されていると、そのメールを見た方は件名を読んだ段階である程度の回答が頭にイメージできます。

メールを開き、返信ボタンを押した頃には、具体的な返信の文面が頭に出来上がっていることでしょう。

わかりやすい、イメージしやすいメールの件名をつけるだけで、相手の作業時間を短縮でき、あなたもいち早く相手からの返信をもらうことができるのです。

●複数の宛先にメール送信するときに、BCCで送らず、個人情報の漏洩

複数の相手に、同じメール本文を同時に送りたいときはTOやCCに送りたい人々のメールアドレスをどんどん追加していけばいいわけです。

しかし、複数の宛先に同じメール本文を送りたいものの、それぞれの宛先に同じメール本文を送っていることを知られたくないときはどのようにしたら良いのでしょうか?

そんなときはBCC(ブラインドカーボンコピー)に宛先を入れて送りましょう。

BCCでメールを送ると、宛先が表示されないという特徴があるのです。

「複数同報のメールの宛先の人々に、誰に同じメールを送ったのか特定されたくないときはBCCで送る」というのはオフィスでは至って当たり前のルールです。

これのルールを知らなかったり、うっかり忘れて、複数の宛先をTOやCCに入れてしまった場合、大きなセキュリティインシデントにつながります。

メール本文の内容は「料金未納のお知らせ」

送られてきたメールのTOやCCの欄にはあなたの会社と取引のある企業や個人のメールアドレスが並んでいます。

メールアドレスが個人であれ法人であれ、立派な情報漏洩事故となります。

相手が法人であれば、メールアドレスの@より後ろには、@haken.comと会社名と類推できるドメイン名が載っているでしょう。

料金未納という不名誉な事実をメールアドレスから公表されたに等しいその企業から、損害賠償を請求されるかもしれません。

たかがメールアドレスと侮ってはいけません。

メールアドレスは個人情報であること、またメール本文とメールアドレスが紐付いたときに大きなトラブルに発展する可能性を持っているのです。

引き続き、初めて事務職を目指す方向けに、OAスキルの学びと実践の違い、失敗しやすい実例についてシリーズでご紹介していきます。

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