【初めての事務職】共有フォルダ・PDF・ファックスを使う指示を受けたらどうする?

【初めての事務職】共有フォルダ・PDF・ファックスを使う指示を受けたらどうする?

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3つの記事では、初めて事務職についた方が情報セキュリティーなど初めてのオフィス環境で戸惑う場面や、スクールやテキストなどで学ぶOAスキルと、実際の職場で使う実践的なOAスキルの違いによる失敗例などをご紹介をしました。

この記事ではExcelやメーラー以外のアプリケーションや、オフィスで使用する電子機器などについて実例をご紹介していきます。

共有フォルダ・PDF・ファックスを使う指示を受けたらどうする?

【共有フォルダ】

事務職の経験がなく、しかもプライベートでもパソコンを使わないという方は、データを保存する「フォルダ」や「フォルダ構造」という概念を理解するのがなかなか難しいようです。

その上、「共有フォルダ」や「クラウド」なんてなると、いよいよちんぷんかんぷんです。

次のような指示を受けたらどうしますか?

●修正したExcelファイルを共有フォルダに入れて、メンバーに格納場所を周知してほしい

【ハードディスク】

あなたが使っているパソコンにはハードディスクというデータを保存する電子機器が内蔵されています。

あなたの使っているスマートフォンにもハードディスクが内蔵されていますよ。8Gとか16Gとかそれぞれ容量が違いますが。

【フォルダ】

フォルダとはそのハードディスクの中に、Excelをはじめとした様々なファイルを小分けに格納する場所です。

1つの場所に数多くのファイルが乱雑に置いてあるよりも、ある程度フォルダの中に小分けに格納されて、そのフォルダそれぞれに名前がついていると整理しやすいし、あとで探しやすいですね。

【共有フォルダ】

「共有」というくらいですから、みんなで使うフォルダです。

それぞれのパソコンとは別に用意されている大型のハードディスクに通信回線(ネットワーク)を経由して、みんなでアクセスしに行くフォルダ、それが共有フォルダです。

自分のハードディスクにあるフォルダにファイルを格納するのと操作としては同じですが、「みんながデータを出し入れする、ネットワークを介してアクセスするハードディスク内にあるフォルダにデータを格納すること」=「共有フォルダにデータを格納する」という意味合いになります。

さて、上司からの指示にあった「ファイルを共有フォルダに格納して、メンバーに格納場所を周知する」ですが、メンバーが「共有フォルダ」と認識している場所はその会社によって違います。大事な紙書類を保管しておく場所が会社によって違うように。

ですから、まずは上司や先輩方に「共有フォルダの場所(URL)を教えてもらえますか?」と聞きましょう。

その上で次のように案内されてみてはいかがでしょうか。

「修正した●●のExcelファイルは共有フォルダ(教えてもらったURL)に格納しました。ファイル名は●●.xlsです」

【PDF】

企業間での電子データのやりとりには圧倒的にPDFが使われます。

Adobe社のライセンスのソフトウェアで、紙資料を電子データ化する際に使用します。

PDFに変換するだけなら無料で使うことができ、多くのパソコンにデフォルトでインストールされています。

その用途は発展形も含め、次のようなものになります。

  • かさばる紙書類を電子データ化する。紙書類の多い官公庁系では多用される(紙書類無くそうという発想は薄いようです・・・)
  • 有料オプションを使わない限り、PDFデータに加筆修正はできないことから、ExcelやWordなどの電子データをPDF化することで「送った側、送られた側が手を入れることのできない、データの信憑性にある程度の裏付けがある電子データ」という商習慣が生まれ、一般化しつつある

このような背景のPDFですが、次のような指示が来たらどうしますか?

●Wordの契約書案をPDFにしてお客様にメールしておいてほしい

「まずはWordのファイルをプリントして、それを複合機のPDF化機能で・・・」

さっそくストップです。

最近のExcelやWordは、保存機能の種類の1つとしてPDFに変換をすることができるのです。

ただ、なんの準備もなくPDF化すると、印刷設定しないままのプリントと同じようにPDFファイルができてしまうので、事前に印刷設定を。

出来上がったPDFファイルに圧縮ソフトでパスワードをかけ、メールに添付してお客様に送信、別途パスワードをお知らせするメールを送れば完了です。

【ファックス】

パソコンをはじめとした電子デバイスの普及で存在感が薄くなったファックスですが、ビジネスの場ではまだまだ健在です。

日本は印鑑文化ですから、営業の場面ではまたまだ紙の申込書類が現役です。

営業先でお客様に判子をついてもらった書類を、事務センターにファックスで送り、与信や受注処理をしてもらう、営業現場ではよくあるワンシーンです。

あなたはそんな営業所の営業事務として、初めての事務職キャリアを積み始めました。

次のように指示されたらどうしますか?

●この申込書を、社内の事務センターにファックスしてほしい

まず気をつけなければいけないのはメールと同じく誤送信です。

お客様の会社や代表者の個人情報が満載の「融資」に関する申込書を全く関係ないところにファックスしてしまったらどうなると思いますか?

社内の電話番号表でファックス番号を探し出して、複合機のダイヤルボタンを押し始めるのも一旦やめましょう。

ファックスを頻繁に使うようなオフィスでは必ずファックス送信に関するルールがあります。

  • 社内の別部署に送るときは必ず短縮ダイヤルを使う
  • 初めて送る先には、必ずテストファックスをし、着信が確認できてから、改めてファックスする
  • ファックス番号入力は必ず別の人が立ち会う

ファックス送信に関するルールはそれぞれの職場で違います。

上司から「ファックスを送っておいて」と言われても、自己判断で送り始めず、ファックス送信に関する社内ルールを確認するところから始めるのが無難です。

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