【初めての事務職】事務未経験者にはどんな強みを期待される?事前に学びや準備をすることは?

【初めての事務職】事務未経験者にはどんな強みを期待される?事前に学びや準備をすることは?

初めての事務職~初めてのオフィス環境で気をつけること

初めての事務職~学ぶExcelと実践のExcelの違い、失敗しやすい実例

初めての事務職~個人情報の漏洩に注意、ビジネスメールで失敗しやすい実例

初めての事務職~共有フォルダ・PDF・ファックスを使う指示を受けたらどうする?

これまでの記事では、初めて事務職についた方が情報セキュリティーなど初めてのオフィス環境で戸惑う場面や、スクールやテキストなどで学ぶOAスキルと、実際の職場で使う実践的なOAスキルの違いによる失敗例などをご紹介をしました。

最後となるこの記事では、10数年間の派遣会社営業マンの経験値の中で感じた、初めて事務職を目指すときに、または働く前に必要な学びや準備についてご紹介していきます。

事務未経験者に対する派遣先担当者の声

なにを学ぶか、準備するかを考える前に、実際にその学んだ、準備した事柄を生かす場所である派遣先において、初めて事務職を経験するスタッフさんがどのように評価をされているのかをご紹介します。

この評価に初めての事務職を目指す方が参考にすべき情報が詰まっているのではないでしょうか。

事務未経験者に対する良い評価

事務未経験のスタッフさんが就業を始めたあとに、派遣先担当者から頂く良い評価は次のようなものが代表的です。

  • やる気に溢れている
  • 前職では接客など人とコミュニケーションをとる仕事に就いていたためか、コミュニケーション能力が高い

事務職という初めての職種に対する意欲や緊張感からか、事務未経験者はやる気に溢れた印象を与えることが多く、また前職で接客などを経験している場合はコミュニケーション能力も高く、職場に良い影響を与えるようです。

逆に言えば、業務経験もない中でアピールできるポイントは次のようなものしかないと考えるべきです。

  • やる気
  • コミュニケーション能力

事務職としての業務スキルや経験値がつくまでは、これらのヒューマンスキルの部分を日常の業務の中でもアピールしていく必要があります。

事務未経験者に対する悪い評価

続いては事務未経験のスタッフさんに対する、派遣先担当者からの悪い評価です。

  • やる気あるようなそぶりだが、パソコンの基礎やExcel・Wordなどのソフトの基本を全く知らず、仕事を教える前にOAの基礎の基礎を教えなければならない。会社は学校ではないし、OAはテキストやネットなどでも事前に学べるはずだ
  • 社内外にメールを送ってと頼んでも、ビジネスメールの書き方がわからないのか、一から教えてくれとなり、教える分人手がとられて困る

表現は評価する人によって違うものの、これらの評価の根本にあるのは、そのスタッフさんが「受け身」であるということです。

事務未経験者に期待されるありようは?

派遣先担当者の評価から読み取れる、事務未経験者に求められる人物像は次のようなものです。

  • やる気、モチベーションが高く、未経験がゆえに素直に教えられたことを受け止められる人
  • 接客などの前職の経験を活かし、コミュニケーション能力が高く、職場に積極的に溶け込むことができる人
  • 事務経験がないのは仕方ないが、それを補おうとOAスキルやビジネススキルを自学習する意欲のある人(受け身でない人)

派遣先企業はなぜわざわざ事務未経験者に働いてもらうのか?

そもそも人材派遣は「○○という業務をしてもらうために、○○というスキル・経験を持った人を派遣してほしい」という派遣先(お客様)と、「○○というスキル・経験を活かして、○○の条件で働きたい」という派遣スタッフを、派遣会社が結びつける、スキル・経験を前提とした労働力の仲介です。

若い方からベテランの方まで、たくさんいる事務経験者の中から、派遣先企業はなぜわざわざ事務未経験者に働いてもらおうと考える理由はなんでしょうか?

それは直接雇用とは違う、人材派遣特有の派遣先企業・派遣スタッフ・派遣会社の三者それぞれの思惑が影響しているのです。

●派遣スタッフの思惑

  • 事務未経験で正社員で採用されるのは難しく、事務未経験OKな派遣で経験を積みたい

●派遣会社の思惑

  • 雇用情勢が非常に良い「売り手市場」のため、派遣マーケットに派遣スタッフとして働いてくれる人が枯渇しており、事務未経験者とはいえ、やる気や伸びしろのある人であれば積極的に派遣先にあえない紹介していきたい
  • 人材派遣でも「事務未経験者OK」という案件は少ないため、勤務地のアクセスが悪かったり、時給が多少低かったりしても応募を集めやすい

●派遣先企業の思惑

  • 派遣会社の人材確保難をうけて、派遣先企業も優秀な派遣スタッフの確保(派遣会社からの紹介)が難しくなっており、受け入れ部署側に派遣スタッフを育成する余裕があれば、やる気や伸びしろのある人材を受け入れたい
  • 派遣先による育成は、事務未経験者にとっても事務経験が積めるというメリットがあり、派遣先にとっては派遣スタッフの長期定着が期待できるというメリットがある

つまり、事務未経験の派遣スタッフに働いてもらうことは、ケースによっては派遣先企業にとっても、派遣会社にとってもメリットがあることなのです。

そして、そのケースにおいて前提となるのは事務未経験の派遣スタッフのやる気・コミュニケーション能力・前向きな取り組み姿勢といったメンタリティということになります。

事前にどんな学び、準備をしておいたらいいのか?

事務未経験の派遣スタッフに対しても、派遣先企業や派遣会社からの人材ニーズがあり、またその前提となるのはやる気とコミュニケーション能力、前向きな取り組み姿勢であることをご理解いただいた上で、実際に未経験で事務職を始めるにあたり、最低限学んだり、準備しておいた方が良いと思うポイントについてご紹介をしていきます。

これは派遣スタッフとして初めての事務職つく場合だけでなく、正社員や契約社員で初めて事務職に就くことになった場合にも共通するポイントです。

●Windowsパソコンの基本

ほとんどの企業のOSはWindowsです。パソコンの起動・終了はもちろんですが、業務に直結するフォルダ構造、ショートカット、拡張子などの理解、コントロールパネルでの簡単な各種設定などまで理解できていると業務の中で大きく困ることはなさそうです。

「Windowsの基礎」はマニュアル本が書店などで安ければ500円程度で購入できますし、ネットでも簡単に情報収集ができます。

●入力スピード

事務未経験でも大丈夫という仕事は、専用システムを使ったデータ入力というケースが多いようです。

つまり、ある程度の入力スピードは最初から求められ、両手の人差し指だけでポチポチ打つようなキータッチではさすがに話になりません。

日本情報処理検定協会の日本語ワープロ検定試験ではレベル別に以下のような入力スピードを求められます。

一番初級である4級で見ると10分間に200文字、つまり1分間に20文字となりますが、初めての事務職を目指すにあたっては、最低限このスコア以上の入力スピードは欲しいところです。

ブラインドタッチ(キーボードを見ずに入力ができる)ができるかどうかくらいの入力スピードが1分間50-60文字程度ですから、仕事が始まって半年程度の中で、これくらいのスコアは目指したいところです。

日々、実務で入力をしていると、あっという間にスコアは上がっていきますから、仕事が始まってしまえば特別に訓練は必要ないかと思います。

●ビジネスメールの作法

初めての事務職〜個人情報の漏洩に注意、ビジネスメールで失敗しやすい実例でもご紹介をしたようなメーラーの使い方、ビジネスメールの書き方のコツはもちろんですが、「メール」とは言いつつも、個人的な「お手紙」とは違いますから、結論から先に、簡潔にわかりやすく、5W1Hを意識した文面作りが必要です。

●Excel基礎

事務職で使用するアプリケーションソフトで一番利用頻度が高いのはやはりExcelです。

初めての事務職〜学ぶExcelと実践のExcelの違い、失敗しやすい実例でもご紹介をしたとおり、Excelの機能ばかり覚え、頭でっかちになってしまうのも考え物ですが、最低限、次のような機能は習得してから実務に臨まれることをおすすめします。

  • 書式設定
  • 印刷設定
  • 表計算(四則演算)
  • SUM,IF程度の初歩の関数

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