【職種別ノウハウ】秘書の仕事とは?適切なスタッフフォローとは?オーダーのピークや、人選ノウハウは?①

【職種別ノウハウ】秘書の仕事とは?適切なスタッフフォローとは?オーダーのピークや、人選ノウハウは?①

私の勤める派遣会社は事務職をはじめとして、コールセンターや営業販売職、プログラマーやSEなど様々な職種のオーダーを派遣先企業から頂き、派遣スタッフに紹介しています。

一番取引が多いのは一般事務や営業事務といった「事務職」ですが、その他にも色々な職種があり、それぞれにその仕事ならではの特徴があるのです。

今回はそんな様々な職種の中から「秘書」に注目して、秘書の仕事内容やスタッフフォロー活動上の注意点、秘書案件獲得のためのポイント、人選上の注意点など、派遣業界にお勤めの方向けにご紹介していきます。

もちろん派遣スタッフの方、特に秘書で働いてみようという方にも参考になる情報が詰まっています。

秘書とは?秘書の仕事を理解する

秘書という職種はよく知られていますが、その細かな仕事内容までご存知の方は少ないのではないでしょうか?

ある程度の地位以上の方のサポートをする職種である秘書ですが、今回の記事では役員クラス以上の方をサポートする秘書を前提としてご紹介をしています。

秘書の仕事内容は?

  • ボスの社内外のスケジュール・アポイント調整
  • 外出・出張の際の交通機関や宿泊先の手配、その精算
  • 慶弔対応
  • 客先訪問時の手土産の手配
  • 来客応対
  • 昼食や会合に同行

秘書といえばスケジュール調整のイメージが強いですね。

朝一番に打ち出した本日の予定を読み上げながらボスとスケジュールを確認する。

テレビで見たことがあるようなワンシーンですが、ここに行き着くまでに様々なこと苦労・努力があるようです。

●ボスの社内外のスケジュール・アポイント調整

言葉にすれば少ない文字数で箇条書きできてしまうこの業務、秘書のスタッフさんから聞くと、1件1件なかなか大変な業務です。

例えば、お客様から大きなお仕事を頂き、その御礼で相手先の役員に訪問する場合は次のような調整になります。

  • 依頼部署からお客様へ日程を打診するか、馴染みの訪問先の場合は相手先の秘書と直接やり取りして都合の良い日程をうかがう
  • ボスと同行する社内メンバーの日程を調整する
  • ボスへの社内事前説明が必要な場合は、依頼部署との打ち合わせの調整をする
  • 車や、遠方の場合は新幹線・飛行機など移動手段の確保をする
  • 手土産の準備をする
  • 予定変更があった場合の随時対応する

営業マンの私が、複数の部長・課長レベルの方とアポを調整するのでも難儀するのですから、相手先が重役である秘書のアポイント調整は本当に大変だと思います。

たいていは相手先の秘書と日程調整をすることになりますが、癖のある方、厳しい方も多く、神経を使う仕事です。

また、スケジュール調整は社外に限りません。

社内の様々な部署の人が役員との面会を求めてくるのです。

  •  社内決済のための役員説明
  • 事業計画策定時期の役員説明

例えば上記のような用件です。

どちらも役員に承認を貰わなければ仕事が進みませんから、念には念を入れた準備の上に、いち早く役員との面会の機会を得たいと必死です。

スケジュールをゴリ押しで取ろうとするような輩もいる中で手綱を捌いていかなければならない神経を使う仕事です。

あまり強気に捌きすぎると「あの秘書は役員の虎の威を借りて、勘違いしている」などと陰口を叩かれ仕事がやりづらくなったり、あまり弱気だとボスのスケジュールが過密になりすぎてしまったりと、バランス感覚が必要です。

また、ボスも人ですから、仕事の仕方は人それぞれですし、日によってアップダウンもあります。

都度ボスの様子も窺いながら、といった間に挟まれる役割ならではの苦労が絶えません。

●昼食や会合に同行

ボスの考え方にもよりますが、秘書がお昼をご一緒したり、夜の会合に同行したりすることもあるようです。

昼食を一緒に取ることで、ボスから仕事中とは違った本音が聞けたり、ボスのモチベーションや体調などを推し量ることができ、なによりコミュニケーションが重要な秘書の仕事においては貴重な機会です。

また最近は減ったようですが、エグゼクティブ同士の集まり(会合・ゴルフなど)に秘書を同行することもあるようです。

秘書の顔を売っておくことで仕事上のメリットがあるというのが建前のようですが、「男性社会」であるエグゼクティブ社会の中で、自分の秘書の自慢をしたいといった仕事とは関係ない意味合いもあるようで、また業務時間外でもあることから、派遣スタッフとしても派遣会社としても向き合い方が難しい部分です。

スタッフフォロー上の注意点

秘書スタッフのスタッフフォロー活動については、特別扱いということではなく、職種特有の気遣いが必要です。

●面談は事前にアポイントをとり、秘書スタッフの都合を優先する

派遣会社の営業マンの中には、スタッフさんとの面談の際にアポイントを取らず、突然当日に、しかもこれから会いたいというような訪問の仕方をする営業マンも多いと聞きます。

私は次のような理由でスタッフさんとの面談時は事前にアポイントをとり、派遣先にも許可を取るようにしています。

  • 当たり前だが、相手にも業務上の都合がある
  • 当日突然に訪問するということは、自分の都合の押し付けであるとともに、「どうせ、今からでも会えるでしょう?」といったスタッフさんの仕事に対する侮りであり、失礼なことである
  • 業務時間中に面談を行う場合、派遣先はスタッフさんとの面談にもお金を払っており、事前に報告をしておくことはマナーである

営業マンにとっては手間のかかることではありますが、考えてみれば社会人として当たり前のことであり、自分が同じようにされたときにどう感じるかを省みるべきです。

そのような失礼な振る舞いを、ボスの予定を中心に全てのスケジュールを組んでいる秘書に対して、まかり間違っても行なってはならないということです。

●言葉を選ぶ

その秘書スタッフが支えるボスの役職や派遣先の会社規模にもよりますが、役員まで登りつめる人材はやはり優秀な方です。

そんな方がエグゼクティブ同士のかかわりの中で、役員たる所作や視野を身につけていくわけですが、そんな一流の人材と日々かかわる秘書も発言や立ち振る舞いががブラッシュアップされていきます。

かたや派遣会社の営業マンは若い方も多く、日頃かかわる派遣先担当者は課長クラスが主で、なかなかトップマネジメントとのかかわりがありません。

つまり秘書が日常の仕事のかかわりの中でふれる話題と、派遣会社営業マンの日常の仕事のかかわりの中でふれる話題にかなり違いがあるのです。

そのような中で、営業マンが子供じみた言動をしたり、思慮を欠いた言動をすると、比較の対象のレベルが高い秘書のスタッフさんからみると頼りない人物に見えてしまうようです。

引き続き、秘書案件のピークや、派遣会社にとっての秘書の取引があることの意味合いなどについてご紹介していきます。

続編はこちら

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