【続編②】【職種別ノウハウ】秘書の仕事とは?適切なスタッフフォローとは?オーダーのピークや、人選ノウハウは?②

【続編②】【職種別ノウハウ】秘書の仕事とは?適切なスタッフフォローとは?オーダーのピークや、人選ノウハウは?②

前回の記事では秘書という仕事への理解、その理解を踏まえたスタッフフォロー上の注意点についてご紹介しました。

引き続き、派遣会社の営業マンとしての秘書とのかかわり方についてご紹介をしていきます。

秘書案件の獲得ピークは6月中旬〜7月中旬

日系企業に限っての話ですが、秘書オーダーは6月中旬〜7月中旬に集中します。

これは3月の決算を受けて、経営戦略や人事を決める株主総会が6月に集中するためで、役員が株主総会を機に入れ替わります。

つまり秘書案件を獲得するにあたってはこの時期を逃すわけにはいかず、また秘書を目指して転職を考える優秀な派遣スタッフもこの時期を逃すと確保が難しくなります。

秘書オーダーのヒアリングポイント

前回の記事でご紹介をしたように秘書の業務内容はどの派遣先企業もあまり変わりはありません。違いといえば英語を使うかどうかくらいでしょうか。

秘書を希望する派遣スタッフ側も、どの派遣先企業も業務内容は似たようなものと認識していて、彼女たちが知りたいのは業務内容自体よりも、それをとりまくポイントです。

オーダーのヒアリングの際には次のようなポイントの確認が必要です。

  • ボスのお人柄や経歴は?できればフルネームをヒアリングする。役員クラスの情報はフルネームでネット検索をかければ、なんからの情報が得られる
  • ボスの仕事のスタイルは?役員にもアポ調整含めて自分でやりたがる人もいれば、誰でもできるような業務はすべて秘書に依頼する人もいて、秘書とのかかわり方は人それぞれ
  • スケジュール調整の対象はどこまで?ボスによってはプライベートの用事まで調整を依頼してくるケースも
  • 業務時間外のボスとのかかわりは?ボスによっては会食や週末のゴルフなどの同行を余儀なくされるケースも

これらのポイントは実際に働く秘書にとってはボスとの相性や、自身の秘書としての働き方とのマッチング度合いを図る意味でとても重要な情報です。

派遣先企業が求める人物像は?

秘書を希望するスタッフがボスとの相性や、自分の秘書としての働き方とのマッチング度合いで疑心暗鬼になるように、派遣先企業も人材派遣という仕組みで秘書を依頼するにあたってはかなり慎重になるようです。

派遣スタッフが秘書を担当しているケースは非常に多く、名だたる大手企業の秘書の多くは派遣スタッフが担っているといってもよいでしょう。

秘書という職種は人材派遣が担う職種となっているのです。

秘書を管理する側である秘書課や総務課といったセクションの担当者からすれば、自社の社員であれば多少の無理は聞くものの、外部人材である派遣スタッフとなれば、直接の雇用関係がないこともあり、腫れ物に触るような対応をしなければならないときもあり、しかしボスに醜態を見せるわけにもいかず、といったことで気が気でないと思います。

社員と違い、面接をすることもできず、事前にボスが秘書スタッフに会うこともありませんから、もし就業を開始した秘書になにかしらのトラブルがあれば、すべての責任を担当者がかぶることになるわけです。

そんな緊張感ある状況の中で、担当者は派遣会社に人材の紹介を依頼します。

事前にボスの求める人物像をボスに直接確認したいところでしょうが、秘書課・総務課といった部署の課長や部長レベルが、着任前の役員に直接「どんな秘書がいいですか?」などとマヌケな質問をすることはできません。

そこで担当者は横のつながりを使って、ボスの現在の職場の担当者にヒアリングをします。

そういった綱渡りのような方法で集められた不確かな情報をもとに派遣会社に依頼がかけられるわけです。

求められる秘書の人物像とは?

集めた情報をもとに、派遣先内でどのような秘書が良いのかを議論し、派遣会社にその人物像が伝えられます。

私の経験上、次の3つのような人物像に集約されるようです。

  • 秘書としてのスキル・経験が豊富にある方
  • 秘書経験が少なくても良いので、基本動作は理解しつつも、自分の型が決まりきっていない方
  • 受付経験者など、秘書経験がなくても良いので、ホスピタリティ精神があり、前向きに学ぶ意欲のある方

ボスの秘書とのかかわり方とも関連しますが、ボスが秘書にプロとしてのスキルを求めるケースの場合、やはり秘書経験豊富な方でないと対応ができません。

かたや、あまりに秘書然とした秘書を好まないボスもいて、そういった方が経験の浅い秘書や、未経験の秘書を求めます。

ある派遣先では「あえてあまり経験のない方にしてほしい。役員が自分色に染めたいと言っている」といわれ、すこしゾッとしたことがありますが、新任の役員などは、色々なボスに仕えたベテラン秘書に自分の至らない部分を見られたりすることに抵抗があるのかもしれません。

そういった派遣先の求める人物像は割と一般的なのか、仕事を探す秘書スタッフ側も心得ていて、先方の人物像を確認してくるケースも多いのです。

派遣先企業の求める人物像が良いか悪いかは別として、秘書というボスと一蓮托生のような職種においては、なによりお互いのマッチングが重要ですし、人を探す側も、仕事を探す側もその点を大事にしているのです。

派遣会社にとっての秘書というポストの意味合いは?

派遣会社にとって秘書オーダーは、派遣先企業の役員という中核人材に自社をアピールする絶好の機会であり、かたや失敗するとマイナスの影響の大きい、とても緊張感のあるオーダーです。

ご依頼を頂いた以上、候補者をご紹介しないわけにはいかない、しかしマッチングしない中途半端な派遣スタッフを紹介するわけにもいかない、そんなジレンマに陥ります。

就業が決まったら決まったで心配事はつきません。

しっかりと仕事ができているか、ボスとの相性はどうか?スタッフさんも困りごとなく就業ができているか?

派遣先、派遣スタッフ双方からのメール多少疎ましく思われても、スタートして半年程度は頻繁に状況の確認をします。

また、派遣先によってはボスが変わっても秘書は変えずに新しいボスに仕え続けるといった慣習の派遣先も多くあります。

そのような派遣先では、3年前後で異動をする社員よりも秘書スタッフの勤続の方が長くなり、役員の秘書という役割もあって、秘書スタッフが強い影響力を持ってしまうようなことが起こるのです。

そういった派遣スタッフの「お局化」によりスタッフさんがまわりから疎ましく思われ、最悪人材の入れ替えを求められるような事態にならないようにそれとなく注意喚起をしたりと、勤続が長くなったら長くなったなりのスタッフフォローの形があるのです。

前編はこちら

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